Eduardo O. C. Chaves**
Geralmente
quem escreve sobre administração do tempo não o faz porque seja
especialista na questão, mas, sim, porque quer aprender mais sobre o
assunto. Pelo menos foi esse o meu caso. Vou relatar aqui algumas de
minhas descobertas.
1) Administrar
o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada
atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Provavelmente
(numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer
tudo o que precisamos e desejamos fazer. Saber administrar o tempo é
ter clareza cristalina sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre
as várias coisas que precisamos e desejamos fazer - e tomar
providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas,
sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas tudo bem:
elas não são prioritárias).
2) Dentre
as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas estarão ali
porque nos são importantes, outras porque são urgentes. Imagino que algo
que não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de ninguém. E
também sei que na lista de todo mundo haverá coisas que são IMPORTANTES E
URGENTES. Não resta a menor dúvida de que estas coisas devem ser feitas
imediatamente, ou, pelo menos, na primeira oportunidade. Poucas pessoas
questionarão isso. O problema surge com coisas que consideramos
importantes, mas não urgentes, e com coisas que são urgentes, mas às
quais não damos muita importância.
3) Digamos
que você considere importante ficar mais tempo com sua família. Por
outro lado, você tem que trabalhar x horas por dia. Se o seu trabalho é
mais importante do que ficar com a sua família, o problema está
resolvido: você trabalha, mesmo que isso prejudique a convivência
familiar. Mas e se o trabalho não é mais importante para você do que a
convivência familiar? Neste caso, provavelmente o trabalho é urgente, no
sentido de que tem que ser feito, pois doutra forma você vai ser
despedido (ou perder clientes, se for autônomo ou empresário) e vai ter
dificuldades para manter sua família (embora, sem trabalho,
provavelmente vai poder passar mais tempo com ela…). Aqui o conflito é
entre o importante e o urgente - e é aí que a maior parte de nós se
perde, e por uma razão muito simples: algumas das tarefas que temos que
realizar não são selecionadas por nós, mas nos são impostas. Isto é: não
somos donos de todo o nosso tempo. Não temos, em relação ao nosso
tempo, toda a autonomia que gostaríamos de ter. Quando aceitamos um
emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder a outrem o
nosso tempo (e, também, o nosso esforço, a nossa capacidade, o nosso
conhecimento, etc.). Este é um problema real e de solução difícil: não
somos donos de boa parte de nosso tempo.
4) Acontece,
porém, que geralmente usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e,
por isso, temos que fazer hora extra ou trazemos trabalho para casa), ou
mesmo o tempo que passamos em casa. Usar mal QUER DIZER que muitas
vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não é nem importante nem
urgente, mas apenas algo que sempre fizemos, pela força do hábito.
Alguém me disse, quando eu era criança, que a gente nunca deveria
abandonar a leitura de um livro, por pior que ele fosse. Que bobagem!
Mas quanto tempo desperdicei terminando de ler coisa que de nada me
serviu por causa desse conselho! Uma vez me peguei dizendo à minha
família que não poderia fazer algo (não me lembro o quê) domingo de
manhã porque precisava ler os jornais. Eu lia, religiosamente, a Folha e
o Estado aos domingos de manhã. Lia por hábito. Achava que um professor
tem que se manter informado. Mas quando disse que "precisava" ler os
jornais me dei conta de que realmente não precisava lê-los. O que é de
pior que poderia me acontecer se eu não lesse os jornais, me perguntei.
NADA, foi a resposta que tive honestamente que dar. Se houver algo
importante nos jornais provavelmente fico sabendo no noticiário da TV,
ou na VEJA. Mas daí me perguntei: e preciso ler a VEJA todas as semanas?
Resposta: não. Existe algo que eu prefiro ler/fazer naquelas manhãs de
domingo que ganhei? Claro, muitas coisas - PARA AS QUAIS EU ANTES NÃO
TINHA TEMPO. Ganhei as horas dos jornais, ganhei as horas da VEJA, fui
ganhando uma horinha aqui outra ali, para as coisas que eu realmente
queria fazer há muito tempo e não achava tempo…
5) Administrar
o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do
relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Se
você quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou
sem fazer nada, você tem que ganhar esse tempo deixando de fazer outras
coisas que são menos importantes para você. Em última instância pode
ser que você até tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou
uma outra ocupação.
6) O
tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática que
muitos dos outros recursos de que nós dependemos (como, por exemplo, a
inteligência). Todos os dias cada um de nós recebe exatamente 24 horas
(a menos que seja o último dia de nossas vidas): nem mais, nem menos.
Rico não recebe mais do que pobre, professor universitário não recebe
mais do que analfabeto, executivo não recebe mais do que operário.
Entretanto, apesar desse igualitarismo, uns conseguem realizar uma
grande quantidade de coisas num dia - outros, ao final do dia, têm o
sentimento de que o dia acabou e não fizeram nada. A diferença é que os
primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é
um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (perdido no sentido
de que não realizei nele o que precisaria ou desejaria realizar) não é
recuperado depois: é perdido para sempre.
7) Há
os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa sociedade não
é dinheiro, não são matérias primas, não é energia, não é nem mesmo
inteligência: é tempo. Mas tempo se ganha, ou se faz, deixando de fazer
coisas que não são nem importantes nem urgentes e sabendo priorizar
aquelas que são importantes e/ou urgentes.
8) Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que quer.
9) Por
outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há muitas
pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente porque são
improdutivas - não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso,
ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em
primeiro lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber
aonde se vai.
10) Administrar
o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a nossa vida.
Para isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos chegar
(definição de objetivos). Onde quero estar, o que quero ser, daqui a 5,
10, 25, 50 anos? O segundo passo é começar a estrategiar: transformar
objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas
gerais, como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos
táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para se chegar
aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em
geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem
que ser feito. Durante todo o processo, precisamos estar constantemente
avaliando os meios que estamos usando, para verificar se estão nos
levando mais perto de onde queremos vamos querer estar ao final do
processo. Se não, troquemos de meios (procuremos outro emprego, por
exemplo).
11) Mas
tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma platitude: se
você não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca vai chegar lá - por
mais tempo que tenha.
12) Quando
o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira de obter
mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo
vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo
sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando
tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance
de todos. Basta um pouco de esforço e determinação
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